Zahvaljujući dugogodišnjem iskustvu članovi Društva mogu Vam stručnim savjetima pomoći u odabiru odgovarajuće tehnike prevođenja, planiranju optimalne kombinacije jezika i potrebnog broja prevoditelja te kontaktiranju s pouzdanim tvrtkama za unajmljivanje prijeko potrebne tehničke opreme.

Ako organizirate međunarodni skup sa simultanim prevođenjem potrebno je odrediti:

• točne datume održavanja skupa,
• radno vrijeme skupa – dnevna prevoditeljska norma je 6 sati rada, uključivo pauze za kavu, prekovremeni se sati dodatno plaćaju,
• radne jezike na skupu,
• prevoditeljsku ekipu,
• osobu koja će kontaktirati sa šefom prevoditeljske ekipe radi pravovremenog dostavljanja radnih materijala za pripremu prevoditelja, popisa sudionika za svaku kabinu, detaljnog programa rada skupa, te svih materijala koje govornici namjeravaju čitati i
• agenciju koja se bavi iznajmljivanjem tehničke opreme za konferencijsko prevođenje – kabina, mikrofona, slušalica.

Potrebno je također znati:

• broj predviđenih sudionika,
• karakteristike odabrane dvorane – postoje li već u njoj prevoditeljske kabine ili će se one montirati, ima li dovoljno prostora za potreban broj kabina (vodeći računa da prevoditeljske kabine budu smještene tako da prevoditelji imaju vizualni kontakt s govornicima i eventualnim platnom za projekcije),
• potreban broj fiksnih/stolnih mikrofona i bežičnih mikrofona za predavače i diskusiju – prevoditelji mogu prevoditi samo ono što je izgovoreno u mikrofon i
• želite li snimati rad skupa – snimanje prijevoda, uz prethodnu suglasnost prevoditelja, dodatno se honorira.