Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung können Ihnen die Verbandsmitglieder bei der Wahl der geeigneten Dolmetschart, der Planung der optimalen Sprachkombination und erforderlichen Anzahl an Dolmetschern sowie der Kontaktaufnahme mit zuverlässigen Dienstleistern für die Vermietung der benötigten technischen Anlagen behilflich sein.
Wenn bei einer internationalen Tagung simultan gedolmetscht werden soll, muss Folgendes definiert werden:

• der Termin,
• die Arbeitszeiten – die Tagesnorm für Konferenzdolmetscher beträgt sechs Arbeitsstunden, einschließlich Kaffeepausen. Für eventuelle Überstunden fallen zusätzliche Kosten an;
• die Arbeitssprachen,
• das Dolmetscherteam,
• eine Kontaktperson für den beratenden Dolmetscher zwecks rechtzeitiger Übermittlung von Vorbereitungsunterlagen, Teilnehmerlisten für jede Kabine, des genauen Arbeitsprogramms, sowie aller Unterlagen, die die Redner zu verlesen gedenken, und
• der Dienstleister, der die erforderliche technische Ausstattung fürs Dolmetschen – Kabinen, Mikrofone, Kopfhörer usw. – zur Verfügung stellt.

Zusätzlich sollten Veranstalter und Auftraggaber über folgende Punkte Bescheid wissen:

• die voraussichtliche Teilnehmerzahl,
• die Eigenschaften der Veranstaltungsräumlichkeiten (Sind Dolmetscherkabinen vorhanden oder müssen welche angemietet werden? Ist genug Platz für die benötigte Anzahl an Kabinen, und zwar so, dass die Dolmetscher Blickkontakt zu den Rednern und eventuellen Projektionsleinwänden haben?),
• die benötigte Anzahl an Tischmikrofonen und drahtlosen Mikrofonen für die Vortragenden und Diskussionsteilnehmer (Nur was ins Mikrofon gesprochen wird, kann gedolmetscht werden.),
• soll die Tagungsarbeit aufgezeichnet werden (für die Aufzeichnung der Verdolmetschung, fallen zusätzliche Honorarkosten an, wobei zuvor die Zustimmung der Dolmetscher einzuholen ist).

Sofern Sie eine virtuelle Veranstaltung organisieren, finden Sie in unseren Empfehlungen für das Ferndolmetschen zusätzliche Tipps.